Oryantasyon; işe başlayan bir çalışanın işin gerekliliği olan bilgiyi edinmesi, çeşitli beceriler kazanması, kısa sürede kendini değerli hissedip kurumsal sadakat oluşturulması ve işletmeye hızlı bir şekilde uyum sağlamasının gerçekleştirilmesi faaliyetleridir.
Oryantasyon programı sayesinde çalışana aktarılmış olan bilgilerin uygulanıp uygulanmadığı denetlenebiliyor, bunlarla ilgili çalışana sorular sorulabiliyor, yanlışlar düzeltilebiliyor ve çalışanın işi öğrenmesi kolaylaştırılabiliyor. Oryante etme süreci kurumdaki düzenin ilerleyişi, kurum kültürünün korunması ve gelişimin sağlanması için gerekli oluyor. Pek çok kurumda oryantasyon süreci başarılı bir şekilde yürütülüyor ve meyveleri hem orta hem de uzun vadede alınıyor.
Yeni işe alınan personelin işe başlatıldığı günde duyarlılık gösterilmesi oldukça önemli. Genellikle pek çok çalışan ilk iş gününü bir şey yapmadan sadece oturarak, yöneticisini merak ederek, öğle yemeğine çıkmakla ilgili soru işaretleri yaşayarak ya da tuvaletin yerini kime soracağını düşünerek geçiriyor. Hatta haftalar boyunca bir masası ve sandalyesi olmayan yeni çalışanlar dahi oluyor.
İhtiyaç duyulan pozisyona iyi adaylar yerleştirilse dahi daha ilk günden kurumun çalışana verdiği değer, yeterince hissettirilemeyebiliyor. Bu en önemli dönem olan ilk günlerde çalışana sosyal kaynaşmanın sağlanamaması ve kurumun parçasıymış gibi gösterilmemesi uzun vadede sorunlara ve bağlılığın kurulamamasına neden olabiliyor. Aslında bu durumun yegane sebebi kurum içinde iyi bir oryantasyon programının uygulanmaması oluyor.
Oryantasyon eğitimi önemli görülmeyen ve disiplinli bir şekilde hayata geçirilmeyen işletmelerde pozisyon için en ideal aday olan çalışanlar, kısa sürede kurumda kendilerini mutlu hissetmedikleri için işten ayrılabiliyor. Bu da yeni bir çalışan istihdam etmek için zaman, emek ve para kaybı anlamına geliyor. Personel devir hızının yüksek olması da çeşitli sorunları beraberinde getirebiliyor.
Oryantasyon programı kapsam ve içeriği kurumun ölçeğine göre değişkenlik gösterebiliyor. Küçük ve orta ölçekli işletmelerde az sayıda işe alım gerçekleştiği için kapsamı daha dar tutulabiliyor. Bu işletmelerde genellikle oryantasyon örnekleri nadir görülüyor ya da yönetici tarafından gerçekleştiriliyor. Yoğun ve geniş ölçekte işe alımların yapıldığı büyük işletmelerde ise kapsamlı oryantasyon eğitimi örneği uygulamak gerekiyor.
Ancak her iki yöntemde de oryantasyon kapsamına giren bütün uygulamaların yöneticiler ve İnsan Kaynakları Departmanı ile paylaşılması önemli oluyor. “Oryantasyon eğitimi nasıl yapılır?” diye sorulduğunda karşımıza iki aşamalı bir süreç çıkıyor. Programdaki çalışanı kuruma alıştırma süreci İnsan Kaynakları Departmanı ile yürütülürken, işe ve mesai arkadaşlarına alışma süreci ise oryantasyonun sorumlusu ya da yöneticisi tarafından gerçekleştiriliyor.
Başarılı bir oryantasyonun içerisinde çalışanın ihtiyaç duyacağı tüm bilgilerin yer alması gerekiyor. Prosedürün de bu bilinç ile hazırlanması önemli oluyor. Genel olarak oryantasyon eğitimi temel oryantasyon ve mesleki oryantasyon olmak üzere 2’ye ayrılıyor. Temel oryantasyon eğitiminde yeni çalışana kurumu tanıması ve fikir sahibi olması için kurum ile alakalı önemli bilgiler veriliyor.
Temel oryantasyon; kurumun geçmişini, marka değerini, örgütsel yapısını, yönetim pozisyonlarını, yöneticilerin adlarını ve görevlerini, organizasyon yapısını, işletmedeki bölümleri, üretimi yapılan mal ya da hizmetleri, üretim hattını, üretim sürecini, kurumun kurallarını ve politikalarını, kalite ve güvenlik uygulamalarını, kurumun hedeflerini, misyonunu, vizyonunu ve fiziki yapısını içeriyor. Bu bilgilerle nitelikli bir şekilde kurum tanıtımı gerçekleşiyor.
Bunların yanı sıra temel oryantasyonda deneme süresi, maaş ödeme yöntemi, ödeme günleri, fazla mesailer, resmi tatiller, izinler, çalışma süresi ve ara tatil saatleri, yemek, servis, eğitim imkanları, sigorta düzenlemesi, iş yeri hekimi, rapor uygulaması, emeklilik sistemi, nakil, sosyal haklar, harcırahlar, disiplin yönetmeliği, özlük hakları ve çalışana sağlanan diğer imkanlar detaylı şekilde aktarılıyor.
Temel oryantasyonda çalışanın sık sık iletişim kuracağı ve ilk baştan sağlam ilişkiler oluşturmasını gerektiren kişilerle de tanıştırılması gerekiyor. Bu kişiler genellikle İnsan Kaynakları Departmanı, mesai arkadaşları, yöneticileri, iş yeri hekimi ve eğitmenler oluyor. Ayrıca kısa bir tesis turu yapılarak kurumdaki bölümleri, ihtiyaç duyacağı alanları ve yerleşkeyi tanımasının sağlanması da büyük önem taşıyor.
Başarılı bir oryantasyon süreci gerçekleştirebilmek için İK departmanındaki görevli kişilerin oryantasyon kursu ve oryantasyon belgesi alması gerekebiliyor.
Oryantasyon kursu kurum içerisinde verilebileceği gibi dışarıdan hizmet olarak da alınabiliyor. Bu kapsamda kişiye etkili iletişim kurma yöntemleri, kurumsal iletişim, protokol kuralları, mevzuatlar ve doğru programların hazırlanması ile ilgili kapsamı değişkenlik gösterebilen eğitimler veriliyor. Bu oryantasyon kursu eğitimleri kurumun yapısına, kültürüne ve pozisyonun sorumluluklarına göre de büyük ölçüde farklılık gösterebiliyor.
Oryantasyon belgesi, oryantasyon kursu almış çalışanlara bu görevi yerine getirdiği için verilebileceği gibi aynı adlı bir başka belge de oryantasyon programına katılmış olan yeni çalışanlara verilebiliyor. İnsan Kaynakları Uzmanı olan kişilerin yetkinlik bakımından aldıkları kurslar neticesinde hak kazandıkları belge, çalışanın iş deneyimi öncesinde bir sertifika programına dahil olarak da edinilebiliyor.
İK yöneticileri için oryantasyonun başında çalışanla ilgili çeşitli hazırlıkların yapılması büyük önem taşıyor. Hazırlanması gereken iş kalemlerinin başında; çalışma yerinin planlanması, bilgisayarın tedarik edilmesi, e-posta adreslerinin alınması, telefon numarasının belirlenmesi, personel kartının oluşturulması, çalışan bilgilerinin diğer çalışanlara iletilmesi ve yeni çalışan için hoş geldin yazısı ya da hediyesinin hazır edilmesi geliyor.
Bunun yanı sıra yeni çalışanın kuruma geldiği ilk an karşılanması ve işe uyum için sunum yapılması da yer alıyor. Aynı zamanda yeni çalışana içerisinde kurum, çalışanın sorumlulukları ve tanıtımla ilgili çeşitli dokümanların bulunduğu bir oryantasyon formu verilmesi de gerekiyor. Bütün bunlar temel oryantasyonu yönetecek insan kaynakları uzmanları tarafından gerçekleştiriliyor.
Mesleki oryantasyonda ise yeni çalışana işin öğretilmeye başlanması ve uyumun kolaylaştırılması yer alıyor. Çalışan konusunda yeterli deneyime sahip olsa da kurum pratiklerine alışabilmesi için bu adım önemli oluyor. Bu bağlamda yeni çalışana işin konumu, niteliği, amacı, diğer departmanlarla ilişkisi, kurum kültürü, iletişim yöntemleri, çalışma ortamındaki alışkanlıklar, hedefler ve ekiptekilerle iş paylaşım prensipleri aktarılıyor.
Kurum içerisinde dönemsel olarak oryantasyona yeni ilaveler yapılması ya da çeşitli değişikliklere gidilmesi büyük önem taşıyor. Bunun için farklı oryantasyon çalışmaları örnekleri incelenerek kuruma entegre edilip sonuçlar incelenebiliyor. Oryantasyonun kurumun tüm çalışanları tarafından öneminin bilinmesi başarılı bir sonuca ulaşabilmek için gerekli oluyor. Kaliteli bir oryantasyonla kurum sadakati ve aidiyet duygusu oluşturulabiliyor.
Oryantasyonun eksiksiz şekilde yerine getirilmesi ile kurumdaki çalışan sirkülasyonu ve istikrarsızlık en az seviyeye indirilebiliyor. Bunun yanı sıra çalışanların kendilerin
i kuruma bağlı hissetmelerinin önü açılıyor. Çalışandan üst seviyede verim alınabilmesinin önünü açan bu sistemle yalnızca uzun vadede değil kısa vadede de olumlu sonuçlar alınabiliyor. Kısa sürede işe alışan yeni çalışan kuruma kazanç sağlamaya hızla başlayabiliyor.
