Toplantı ; birden çok kimsenin belirli bir amaç için bir araya gelmesi, toplanması anlamına gelir. Toplantı kavramının bir diğer tanımı ise ‘bir gündeme bağlanmış, gündemde bulunan konuları görüşmek için ilgililerin katılmasıyla yapılan birleşim’ şeklinde yapılmıştır. Toplantı kavramının tanımlarından yola çıkarak hem günlük hayatta hem de iş hayatına karşınıza çıkan bir kavram olduğunu görebilirsiniz. Toplantının başlıca nedenleri ;
Bilgi alışverişi yapma ihtiyacı
Birlikte karar verme hedefi
Problem çözme maksadı
Çatışmaları uzlaştırma girişimi
Zorlama
Hukuk kararıyla anlaşma
Müzakere ve arabuluculuk
Duyguları açığa çıkarma amacı
Tarafları uzlaştırma girişimi
Toplantılar katılımcıların bilgi sahibi olması, fikirlerini ortaya koymaları ve diğer katılımcılarla birlik ve beraberliklerini teşvik edebilmek için yapılır. Toplantılar sayesinde katılımcılar arasında etkileşim kurulabilir ve yaratıcı fikirlerin üretilmesine yardımcı olabilir.
Toplantı iki kategoride ele alınmalıdır:
1- Bilgi verici toplantı
2- Sorun çözücü toplantı
Sorun çözücü toplantının aşamaları;
Sorunu tanımlama
Çözüm üretme
Değerlendirme ve karar verme
Kararı uygulama
Sonuçları değerlendirme
İnsanlar, toplantılarda kendilerini bir grup olarak hissediyorlar ve birlikte karar vermeleri sorumluluklarını artırıyor.
Toplantı iyi bir iletişim ve yaratıcılık aracıdır. İnsan kalitesinin iletişiminin kalitesiyle eşdeğer olarak kabul edilmektedir. Yaratıcılık, yeni düşüncelerin doğmasını sağlaması açısından önemlidir.
Etkili ve yenilikçi örgütler toplantılarla sağladıkları iletişimle etkinliklerini artırarak “doğru işi yapma” eylemine yönelirler.
Toplantılar örgütte, kişiler arası iletişim ve yönetsel iletişimi sağlayarak verimliliği ve etkililiği artırır.
Toplantılar örgütlerde takım ruhunun oluşmasında önemli rol oynarlar.
Katılımcılar birbirini etkiler; tecrübelerini, sorunlarını ve başarılarını paylaşırlar.
Toplantılarda gündeme alınan konularla örgütün hedefleri belirlenir.
Toplantılar örgüt üyelerinin işbirliğini ve anlaşmalarını sağlayabilir.
Toplantı yapılmadan önce üzerinde düşünülmesi gereken sorular ;
Bu toplantı ile neyi amaçlıyorum ?
Niçin toplantı yapıyorum ?
Hangi sorunlara, hedeflere ve amaçlara değinmek istiyorum ?
Amaçlarıma ulaşmak için hangi yolu izlemeliyim ?
Sorunlarımı nasıl çözebilirim ?
Toplantı yapmaz isem ne olur ?
Belirlenen hedefleri başka bir yolla elde edebilir miyim ?
Zaman kaybını en aza nasıl indirebilirim ?
Toplantı planlamacısının toplantıya hazırlık olarak yapacakları ise şunlardır ;
Toplantıda baştan sona kadar neler olabileceğini, katılımcıların tutumlarını, tartışmalardan etkilenmelerinin nasıl olacağını önceden tahmin etmelidir.
Toplantının amacını, başlangıç fikrini, toplantıdan neler beklendiğini ve toplantı konularını belirlemelidir.
Gündemi yazmalı, her konu parçası için ayrılan zamanı belirlemeli, kimin nereye oturacağını düzenlemeli ve toplantı salonunun seçimini yapmalıdır.Her zaman bir önceki toplantı notlarını okumak zorunlu bir toplantı hazırlığı safhasıdır.
Toplantıların başlıca amaçları şu şekildedir ;
Katılımcıları bilgilendirmek
Bilgilenmek
Sorunların çözümünü sağlamak
Katılımcıların bakış açılarıyla tartışma yapabilmek
Katılımcıları motive etmek
Çatışmaların çözülmesini sağlamak
Karar vermek
Geri bildirim almak
Katılımcıları ikna etmek
Katılımcıların eğitilmesi ve geliştirilmesi
Öğrenmek
Statüyü güçlendirmek
Toplantı türleri toplantının yapıldığı amaçlara göre değişmektedir. Toplantılar genellikle kurum içinde yapılan toplantılar ve kurumlar arasında yapılan toplantılar olarak ikiye ayrılırlar. Kurumlar arasında yapılan toplantılar kendi bünyesinde veya diğer kurumlarla bilgi alışverişi sağlayabilmek adına yapılan toplantılardır.
Kurumlar arasında yapılan toplantılar şu şekildedir ;
Konferans
Konferanslar yeri, zamanı, konferans konusu ve konuşmacısı daha önceden belirlenmiş ve duyurulmuş toplantılardır. Genellikle tek bir konuşmacı olur ve katılım herkese açıktır. Konferansların amacı bilgi vermektir.
Panel
Paneller açık oturum olarak bilinen birden çok konuşmacının yer aldığı ve tek bir konuyu katılımcıların önünde tartıştıkları toplantı türüdür. Panelde konuşmacıların sayısı 6’ya kadar çıkmaktadır ve konuşmacılar belirli bir sıraya ve zaman sınırlamasına göre konuşurlar. Panellerde dinleyiciler içinsoru ve yanıt kısmı bulunur. Panellerin amacı belirli bir konuyu tartışmaktır.
Sempozyum
Sempozyumlar belirli bir konu için birden fazla panel yapılmasını ifade eder.Sempozyumlar konuşmacıların bir araya gelerek belirli konuları aydınlatmak amacıyla konuşmaların belirli bölümlerinin sunulduğu tartışmalı toplantı türleridir.
Kongre
Kongreler ulusal veya uluslararası düzeyde devletlerin ilişkilerini üzerinde durulması veya bir konuyu araştırmak ve incelemelerin ele alınması amacıyla yapılan toplantı türüdür. Kongreler en az 300 kişiyle yapılır ve karşılıklı bilgi alışverişinde bulunabilmek amacıyla yapılır.
Forum
Forumlar gündemde olan bir konu hakkında konuşmak amacıyla yapılan ve toplantıda bulunan her kişinin konuşmaya hakkı olduğu toplantı türüdür. Forumlar tartışılan konunun mümkün olan en çok kişi tarafından konuşulmasını sağlamak amacıyla yapılır.
Seminer
Seminerler belirli bir konuda uzman bir kişinin yönetiminde yapılan mesleki toplantı türüdür. Seminerin yöneticisinin amacı uzmanı olduğu konuda olan gelişmeleri katılımcılara anlatmak ve tanıtmaktır. Seminerlerin katılımcıları 20 ve 50 kişi arasında değişmektedir.
Brifing
Brifingler belirli bir konu üzerinde ayrıntılı bilgi sunabilmek amacıyla yapılan toplantı türüdür. Brifingler bir uzman kişinin bilgilendirilmesi gereken kişi veya kişilere kanıtlar sunarak bir konu üzerinde detaylı bilgi sunarlar.
Kurum içinde yapılan toplantıların pek çok amacı olabilir. Bu amaçlar yöneticilerin bilgi vermesi, emir vermesi gibi pek çok sebebe dayanabilir. Kurum içinde yapılan toplantılar şu şekildedir;
Emir Toplantıları
Emir toplantıları yöneticiler tarafından yapılır. İşletme içinde belirli bir hiyerarşik düzen vardır ve yöneticilerin astlarına emir verme hakları vardır. Emir toplantılarını yöneticiler yaptığı için otoriter nitelikler içeren toplantılardır. Emir toplantılarının amacı yöneticilerin astlarına emir vermesi veya gelecekte oluşacak durumlara yönelik astların davranışlarının nasıl olması gerektiğini bildirmek şeklindedir. Bu tür toplantıların yapılması kararını yöneticiler verir ve toplantıdan elde edilen sonuçlardan sorumlu olan kişide yöneticilerdir. Toplantıya katılacak kişilerin seçimini, toplantının hedeflerini ve hangi işlerin yapılacağının kararını yönetici verir.
Danışma Toplantıları
Danışma toplantısının bir diğer adı istişare toplantısıdır. Toplantının amacı katılımcılarla karşılıklı bilgi alışverişinde bulunabilmektir. Toplantı danışma amacı tanır ve bir sonuca veya karara varılmaz.
Koordinasyon Toplantıları
Koordinasyon toplantıları departmanlar arasında uyumlu şekilde işlerin yürütülebilmesi, düzenli ve sürekli olarak iş birliği içinde olunabilmesi amacıyla yapılan toplantı türüdür.
Kurul Toplantısı
Kurul toplantıları çeşitli gruplarda yer alan temsilcilerin bir araya gelerek ortak bir karar alabilmesi amacıyla yapılır. Kurul toplantılarında belirlenmiş bir sorun ve sorunu çözm
ek için katılımcıların çözüm ürettiği toplantılardır. Toplantıda kararlar genellikle oylama yoluyla alınır.
Çalışma Grupları
Çalışma grubu belirli konularda katılımcıların bilgi ve becerilerinin geliştirilebilmesi amacıyla kısa süreli olarak yapılan eğitim sürecine verilen isimdir. Çalışma grupları genellikle eğitmenler tarafından yetenek eğitimi olarak ifade edilir.
Heyet Toplantısı
Heyet toplantıları aynı statüye sahip veya aynı bilgi ve becerilere sahip olan kişiler arasında yapılır. Katılımcıların hepsi kendi alanında belirli bir uzmanlık alanına sahiptir. Heyet toplantısının amacı uzman kişilerin bilgi ve yeteneklerinden yararlanarak bir sorunun çözülmesine yardımcı olmak ve alınan kararların yeterliliğini sorgulamak için yapılır. Toplantıda bir karara varılabilmesi için herkesin oyu alınır. Heyet toplantısı sonucunda alınan kararlar katılımcıların hepsinin sorumluluğundadır.
Brifingler
Brifing toplantıları bir konu hakkında katılımcılara bilgi vermek veya açıklamada bulunmak anlamını taşır. Toplantının amacı hedefleri saptamak, görev dağılımı yapmak ve bir konuyu görüşmek amacıyla yapılır. Toplantı üst düzey yöneticiler veya bir çalışma topluluğu üyeleri arasında yapılır.
Pazarlık Toplantıları
Pazarlık toplantıları bir pazarlık ve uzmanlaşmaya dayalıdır. Pazarlık toplantılarında ortak karara varılır ve katılımcıların kararı uygulaması zorunludur.
Sanal Toplantılar
Sanal toplantılar farklı yerlerde bulunan kişilerin yüz yüze görüşememesi sonucunda teknolojiden yararlanarak yapılan toplantı türüdür. Sanal toplantılar video konferanslar, internet destekli telekonferanslar, webkonferanslar ve canlı web bağlantılarından oluşmaktadır.
Ekip Toplantıları
Ekipler sürekli bir araya gelme ihtiyacı duyarlar. Bu nedenle ekip toplantıları sürekli biçimde yapılan toplantı türüdür. Sürekli yapıldığı için katılımcıların sıkılması ve verimin kaybedilmesine yol açabilir. Toplantı yöneticisinin bu aşamada toplantının şekillerini değiştirmesi yardımcı olacaktır.
Bayi Toplantıları
Bir marka veya şirkete bağlı olan bayilerin, genellikle yıl içerisinde 1 kez biraraya gelerek; hedefler, stratejiler, lansman tanıtımları gibi vb. aktivitelerin yapıldığı organizasonlardır. Ayrıntılı bilgi: Bayi Toplantıları
Toplantı yönetimi ; toplantı öncesinde planlama, toplantı esnasında zaman yönetiminin sağlanması toplantının yönlendirilmesi ve toplantı sonrasında bilgilerin rapor edilmesi ve takip edilmesi aşamalarından oluşan bir süreç yönetimidir. Toplantıyı yöneten kişilerin katılımcıların sıkılmasının önüne geçebilmesi ve katılımcıların değerlerine saygı göstermesi gerekir. Bir toplantıda toplantıyı yöneten bir lider her zaman bulunur.
Toplantı liderinin görevi sınırlı zaman aralığında tüm konuları ele alabilmektir. Liderler katılımcıların kendilerini iyi ifade etmelerine yardımcı olabilir ve toplantı esnasında sıkılmalarının önüne geçebilir.
Toplantı yönetimi bu nedenlerden dolayı liderler için oldukça önemlidir.
Toplantı yönetimi aşamaları şu şekildedir ;
Planlama
Toplantı öncesinde liderlerin planlama yapması toplantının etkinliğini önemli derecede etkileyecek olan bir aşamadır. Toplantıda bulunması gereken kişiler, toplantının süresi ve toplantıda gündeme gelecek konu önceden belirlenmelidir. Liderlerin toplantıdan önce toplantı esnasında hangi materyallerden yararlanacaklarını, hangi soruları yanıtlayacaklarını bilmeleri gerekir. Liderlerin toplantıya katılacak kişilere konu hakkında bilgi vererek toplantıdan önce belirli bir hazırlık yapmalarını istemeleri gerekir. Bu sayede daha etkin bir toplantı yönetimi yapılabilir. Liderlerin toplantının amacını önceden belirlemesi en önemli aşamalardan biridir.
Toplantının Yönlendirilmesi
Liderlerin toplantı süresi boyunca nasıl davranacaklarını belirlemeleri gerekir. Toplantı esnasında katılımcıların fikirlerini sormak ve aktif katılımlarını sağlamak oldukça önemlidir. Toplantı esnasında katılımcıların anlayacağı şekilde açık ve net olarak bilgi vermek, sunum unsurlarını kullanmak ve materyallerden iyi faydalanmak oldukça önemlidir. Toplantıyı yönlendirirken katılımcıların rahat ve kontrollü olmaları daha etkili bir toplantı olacaktır.
Toplantının Takibi
Toplantı sonrasında yapılan toplantının başarılı olup olmadığının anlaşılabilmesi için toplantının takibinin yapılması gerekir. Liderin toplantı öncesinde belirlediği hedefe ulaşıp ulaşmadığına bakması başarıyı ölçmek için kullanabileceği bir yöntemdir. Lider toplantıyı görev dağılımı yaparak sonlandırırsa bu durumda ilerleyen haftalarda toplantı esnasında katılımcılara verilen görevlerin yerine getirilip getirilmediğinin takibinin yapılması gerekir. Bu nedenle liderlerin toplantı takibi yapması önemlidir.
Toplantı Sunumu
Toplantı esnasında liderler değinmek istedikleri konuyu katılımcılara daha iyi şekilde ifade edebilmek için sunum hazırlayabilir. Sunum hazırlamak iletilmek istenen konunun anlaşılabilmesi için önemli bir konudur. Liderlerin toplantılarsa sunum yapma nedenleri şu şekildedir;
Bilgi vermek
İkna etmek, etkilemek
Katılımcıların eğitilmesi
Müşteri edinmek, satış yapabilmek
Toplantı esnasında liderlerin yapacakları sunumların etkili olabilmesi için dikkat etmesi gereken şeyler vardır. Etkili bir sunuşun özellikleri şunlardır;
Etkili bir sunum katılımcılarda bir şey kazandıklarını hissettirir.
Sunumun belirli bir amaç için hazırlanmış olması gerekir ve katılımcı herkesin sunum amacını anlaması gerekir.
Sunumu hazırlayan kişinin sunum konusu hakkında bilgili olması gerekir ve bilgileri katılımcılara aktarabilmesi gerekir.
Sunumu hazırlayan ve sunacak olan kişinin önceden yeterli hazırlığı yapması gerekir.
Sunumu hazırlayan kişinin etkili şekilde giriş yaparak katılımcıların dikkatini çekmesi ve sunum süresi boyunca dikkatin dağılmasının önüne geçmesi gerekir.
Kimsenin anlamakta sorun yaşamayacağı sade bir dil kullanılmalıdır.
Sunumu sunan kişinin beden dili, ses tonu ve konuşma hızını hazırlaması gerekir.
Sunum esnasında veya sonunda farklı etkinlikler uygulayarak sunumun daha akılda kalıcı hale getirilmesini liderler deneyebilir.
Anlatılmak istenen konuyu somutlaştırarak gerçek yaşamdan örnekler sunarak hazırlamak daha akılda kalıcı olmasına yardımcı olacaktır.
Sunum sonunda gelen soruları sunumu yapan kişinin cevaplayabilmesi gerekir.
Sunumu belirtilen zaman sınırları dahilinde yapılmalıdır.
Etkili bir sunum belirli bileşenlerden meydana gelir. Bir sunumun bileşenleri şu şekildedir; konuşmacı, mesaj veya ileti, kanal, dinleyici veya katılımcı, geribildirim, gürültü veya bağlam.
Toplantıların düzenlenmesi ve yönetilmesinde dikkat edilmesi gereken pek çok konu bulunmaktadır. İyi bir toplantı yöneticisinin dikkat etmesi gerekenler şu şekildedir ;
Toplantının amacının önceden belirlenmesi gerekir. Toplantının amacının önceden belirlenmesi katılımcıların sıkılmasının önüne geçecek ve etkili bir toplantı yapmanıza yardımcı olacaktır.
Toplantı yapılacak yerin katılımcılar için rahat hissedebilecekleri bir yer olduğundan emin olmalısınız. Çok dikkat dağıtıcı bir ortamda yapılan toplantıların katılımcıların dikkatinin dağılmasına neden olacaktır. Dikkati dağılan katılımcılar toplantının konusundan uzaklaşacaktır.
Toplantı yerinin ses yalıtımı yapılmış ve ısı derecesinin ayarlanmış olması gerekir. Işığı yetersiz ve katılımcıların ısı derecesi yetersiz olan bir yerde toplantı yapılması halinde katılımcılar rahatsız olarak dikkatlerini
n dağılmasına neden olacaktır.
Toplantı yönetiminin iyi yapılması gerekir. Bu nedenle toplantı yönetimi aşamalarını dikkatli bir şekilde yerine getirmelisiniz.
Her toplantı türünün kendine özel kuralları vardır. Bu nedenle toplantı yöneticisinin hangi tür bir toplantı yapacağına karar vermesi gerekir. Toplantı türünün belirleyici faktörleri şu şekildedir ;
Toplantının konusu
Toplantıya katılan kişilerin sayısı ve özellikleri
Konuşmacı sayısı
Toplantının süresi
Toplantının yönetimi
Toplantıda ne şekilde bilgi verileceği
Toplantının akışı
Toplantının amacı
Toplantıların türüne karar verirken bu faktörleri göz önüne almanız en doğru toplantı türünü seçerek verimli toplantı yapabilmenize yardımcı olacaktır. Bu nedenle liderlerin toplantı türü seçimine dikkat etmesi gerekir.
Toplantıların belirli kurallar çerçevesinde yürütülmesi gerekir. Bu kurallar kısıtlı olan zamanı daha etkin kullanmak, değinilmek istenen tüm konuların ele alınmasını sağlamak ve toplantının verimliliğini arttırmak için gereklidir. Toplantı kuralları şu şekildedir;
Toplantıya katılacak kişilerin konu hakkında belirli bir bilgi ve uzmanlığa sahip olması gerekir
Toplantıya katılacak kişiler önceden haberdar edilmelidir
Toplantı yerinin önceden düzenlenmesi gerekmektedir
Toplantı belirtilen zaman aralığında yapılmalıdır
Toplantıya vaktinde gidilmelidir
Toplantı notlarının toplantıdan hemen sonra dağıtılması gerekmektedir
Toplantıda karar alınacaksa katılımcıların hepsinin fikri sorulmalıdır
Toplantı konusu dışında başka konular tartışılmamalıdır
Toplantının başlama ve bitiş saatleri önceden belirlenmelidir
Toplantı esnasında dikkat dağıtıcı olan cep telefonları gibi aletlerin kapatılması gerekmektedir
