Bilgi yönetimi; her türlü örgütün etkin olarak işletilmesiyle ilgili bilginin sağlanması, düzenlenmesi, denetimi, yayımı ve kullanımına yönetim ilkelerinin uygulanmasıdır. Bilgi terimi burada örgüt içinde ya da dışında yaratılmış değerli bilgileri (üretim verileri, personel kayıtları ya da dosyaları, pazar araştırması verileri, çeşitli kaynaklardan toplanan rekabetçi bilgi) kapsamaktadır. Bilgi yönetimi örgütsel performans bağlamında bu bilginin değeri, kalitesi, sahipliği, kullanımı ve güvenliğiyle ilgilidir (Wilson, 2002). Bilgi yönetimi terimi “doğru karar vermek için doğru formda, doğru kişiye, doğru maliyetle, doğru zamanda, doğru yerde, doğru bilgiyi sağlamak” olarak tanımlanmıştır (Woodman, 1985, s. 97). Bu tanım daha kolay anlaşılır gibi görünse de, tanımda geçen “doğru” sözcüğünü nasıl yorumlamak ve ölçmek gerektiği pek açık değildir. Bilgi yönetimi teriminin sık sık “knowledge management” (KM) terimi karşılığı olarak da kullanıldığı görülmektedir. Ancak bu kullanım doğru değildir. Bilgi yönetimi (KM), bir örgütün misyonunu gerçekleştirmesi için örgütün entellektüel sermayesinin kullanımına dayanan bir yönetim uygulamasıdır (St. Clair, 2003, s. 1486). Entellektüel sermaye örgüt çalışanlarının geliştirdiği ya da biriktirdiği deneyim, hizmet ve ürünlerden sağlanan bilgidir (knowledge). Bu bilgi belirtik (explicit), yani elci ya da elektronik yöntemlerle belgelenmiş olabilir (nesne olarak bilgi). Ya da örtük (zımni, tacit), yani kaydedilmemiş bilgi olabilir. Bilen kişi (knower) tarafından uzun sürede geliştirilmiş ve içselleştirilmiş örtük, karmaşık bilgiyi bir belge veya veri tabanında kaydetmek (reproduce) hemen hemen olanaksızdır (Davenport ve Prusak, 1998, s. 70). Örtük bilgi, bu bilgiye sahip olanla bilgiye ihtiyacı olan arasındaki sosyal etkileşim sonucu elde edilebilir (süreç olarak bilgi). Bazen örtük bilgi sosyal etkileşim sonucu karşı tarafa aktarılamayabilir. Belirtik ve örtük bilgi kavramlarını tartışan ilk felsefecilerden biri olan Michael Polanyi, örtük bilginin ya da deneyimin ne olduğunu anlamak için nasıl yüzdüğünüzü ya da bisiklete bindiğinizi karşınızdaki kişiye ayrıntılı olarak açıklamayı denemenizi önermektedir (Davenport ve Prusak, 1998, s. 71). Örtük bilgi bir belge üzerine kaydedilmiş olsa bile, bu belgeyi okuyan kimse söz konusu bilgiyi edinemeyebilir. Öyle olsaydı, iyi bir piyanistin piyano çalma tekniklerini açıklayan bir kitabını okuyarak en az onun kadar iyi piyano çalabilmemiz gerekirdi. Bu bağlamda bilgi yönetiminin (KM) kabul edilen işletimsel özellikleri yenilik, işbirliği ve bilgi (knowledge) geliştirme ve paylaşmadır. Başarılı bir bilgi yönetiminin (KM) temel bileşenlerinden biri, bilgi yönetiminde (IM) yetkinlik (mükemmeliyet) sağlamaktır. Bilgi yönetiminde yetkinlik, önemli bilgiyi saptamak, kaydetmek ve düzenlemek için karmaşık bir sistemin geliştirilmesi ve kurulmasına ve bu sistemi destekleyecek alt yapıya dayanır (St. Clair, 2003, s. 1486). Bilgi yönetimi (KM) konusunda birbirini tamamlayan iki yaklaşım olduğu öne sürülmektedir: süreç yaklaşımı ve etkileşim yaklaşımı (Rollett, 2003, s. 9-18). Bu görüşlerden ilki bilgi (knowledge) kullanımını temel almakta ve bilgi kullanım sürecinde gerçekleştirilen planlama, yaratma, bütünleştirme, düzenleme, aktarma, yaşatma ve değerlendirme aşamalarından oluşmaktadır. Kanımızca bu yaklaşımda sıralanan aşamalar nesne olarak bilginin yönetimi (IM) ile yakından ilişkilidir. İkinci yaklaşımda ise daha çok insanlarla insanlar ya da insanlarla bilgi sistemleri arasındaki etkileşim öne çıkarılmaktadır. İkinci yaklaşımda hem örtük bilginin önemi ve ortaya çıkarılması hem de bilgi işleme (information processing) vurgulanmaktadır.
Bilgi yönetimi (KM) terimi 1990’larda yaygın olarak kullanılmaya başlanmıştır. Ancak bilgi yönetiminde (KM) neyin yönetildiğini saptamak zordur. Yönetilen bilgi (knowledge) değildir, çünkü bilgi (knowledge) kafalarımızda, ya da, Peter Drucker’ın deyişiyle, “iki kulağımızın arasında ve sadece iki kulağımızın arasındadır”. Bilgi yönetimi (KM) konusunda İsveççede ilk kitabı yayımlayan Karl-Erik Sveiby, şimdi bu terimden hoşlanmadığını, çünkü terimin bilgi yönetimi (IM) ve insan yönetimi olarak ikiye ayrıldığını söylemiştir (Wilson, 2002). Yönetim alanında bilgi yönetiminin (KM) öneminini ilk vurgulayanlardan olan Laurence Prusak’a, bir görüşme sırasında bu terimi geri almak istediği anımsatıldığında bunu doğrulamış ve bilgi yönetiminin (KM) gerçekte bilgi (knowledge) ile çalışmak anlamına geldiğini, bilginin (knowledge), tıpkı aşk, onur, yurtseverlik ya da Tanrı sevgisi gibi, yönetilebilir birşey olmadığını, ama bu terimin tuttuğunu belirtmiştir (St. Clair, 2003, s. 1488). Şan’ın doktora çalışmasında bilgi yönetimi terimi her iki anlamıyla (IM ve KM) da ayrıntılı olarak incelenmiş, literatürde çeşitli araştırmacılar tarafından yapılan tanımlar karşılaştırılmış ve aralarındaki temel farklar belirlenmiştir (2003, s. 68-79). Kolayca anlaşılabileceği gibi, insanların beyinlerinde depolanan/saklanan bilginin (knowledge) nasıl yönetileceği konusunda çok fazla bilgi sahibi değiliz. Belgeler üzerinde kayıtlı bilginin (information) yönetimi konusu ise yüzyıllardır üzerinde araştırma yapılan bir alandır. Bilgi yönetimi (IM) teriminin işletme, bilgisayar mühendisliği, kütüphanecilik, arşivcilik gibi farklı alanlarda farklı yönleri vurgulanmaktadır. Bilgi kaynakları yönetimi, bilgi teknolojisi yönetimi, veri yönetimi, dokümantasyon, belge yönetimi,3 yönetim bilgi sistemi (management information system) gibi terimler zaman zaman bilgi yönetimi (IM) terimiyle eş anlamlı olarak kullanılmaktadır. Örneğin, dokümantasyon terimi 19. yüzyılın sonlarında ve geçen yüzyılın ilk çeyreğinde Avrupa’da tercih edilen bir terim olmuş, ABD’de ise bu terimin yerine kütüphanecilik, kütüphane bilimi (library science) ve daha sonraları da bilgibilim (information science) ve bilgi araştırmaları (information studies) terimleri kullanılmıştır (Buckland, 1996). Geçen yüzyılın başlarında Avrupa’daki dokümantasyon hareketinin öncülerinden olan ve Evrensel Onlu Sınıflama sistemini geliştiren Belçikalı Paul Otlet (1868-1944), günümüzde kullanılan “belge yönetimi” (records management) terimi yerine “idari dokümantasyon” terimini kullanmış ve yönetim bilgi sistemlerini de idari dokümantasyonun bir parçası olarak görmüştür (Buckland, 1994).4 Wilson (2002) bilgi yönetiminin ögelerini sıralarken, bu disiplinin kökeninin geleneksel olarak belgelerin sağlanması, düzenlenmesi, yaşatılması ve kullanımıyla uğraşan arşiv ve belge yönetimi, kütüphanecilik ve bilgibilime (özellikle özel kütüphanecilik ve bilgi çalışması 5 ) dayandığını vurgulamaktadır. Bilgi yönetiminin ilgi alanına giren birçok konu, bilgiyle ilgilenen veri tabanı tasarımı ve geliştirme, bilgi depolama ve erişim, ve bilgi ekonomisiyle uğraşan profesyonel grupların da ilgi alanına girmektedir. Bilgi yönetiminin şekillenmesinde güçlü etkisi olan bir diğer bileşen ise bilgi teknolojisidir. Bilgi teknolojisinin bilgi yönetiminde kullanımı giderek artmaktadır. Bilgisayara dayalı sistemlerin maliyetleri, dikkatleri bilgi sistemleri ve hizmetleri geliştirmede bilginin değerine ve maliyet-yarar ilişkisine çekmiştir. Son olarak, işletme okullarında geliştirilen ve büyük ölçüde kabul gören bilgiyle ilgili düşüncelerin geniş biçimde uygulanması, stratejik planlama, maliyet-yarar analizi, kaynak yönetimi ve pazarlama gibi kavramların kabul edilmesiyle sonuçlanmıştır.6 Wilson (2002) bilgi yönetimiyle ilgili tüm bakış açılarının bilgi sistemleri ve hizmetlerinden yararlanan kullanıcıların bilgi gereksinmelerine dayanması gerektiğini vurgulamaktadır. Wilson’ın çalışmasında bilgi yönetimiyle ilgili çeşitli kavramlar (bilgi yaşam döngüsü, veri, belge, metin, çoklu ortam, bilgi teknolojisi, bilgi ekonomisi), bilgi yönetimi araçları, ağlar, bilgi politikası ve bilgi stratejileri, stratejik bilgi sistemleri ve bilgi yönetimi eğitimi ayrıntılı olarak tartışılmaktadır.
Yukarıdaki tanımlardan da anlaşılacağı gibi, bilgi yönetimi (IM), üzerinde kayıtlı bilgi taşıyan nesnelerin (“nesne olarak bilgi”) yönetimiyle ilgilidir ve uygulama alanları son derecede kapsamlıdır. Bilgi yönetimi kavramı, hangi ortamda “paketlenmiş” olursa olsun (metin, veri arşivleri, resim, ses, canlandırma, web sayfası, vd.) “nesne olarak bilgi”nin seçimi, sağlanması, düzenlenmesi, kullanımı, korunması, ayıklanması, imhası, kısacası yönetimini kapsamaktadır. Bazen, üzerinde geleneksel anlamda bilgi kayıtlı olmasa bile nesnelerin ya da en geniş anlamıyla “belge”lerin kendisi de kullanıcıları ilgilendirebilmektedir. Örneğin, müzelerde ya da sanat galerilerinde sergilenen ya da sergilenmeyen heykel, resim vb. gibi “belge”ler bu gruba girmektedir. Çünkü bu tür kuruluşlar da ilgili belgelerin yönetiminden sorumludur (Taylor, 1999, s. 9-11). Internet ortamındaki dinamik ve sınırları kolayca belirlenemeyen dijital belgelerin yönetimi de bilgi yönetimi kapsamına girmektedir. Hipermetin (hypertext) belgeler, birbiriyle ilgili elektronik posta mesajları ya da tartışma listelerine belirli bir tema (thread) ile ilgili farklı kişilerce gönderilen mesajlar bu gruba girmektedir (Svenonius, 2000, s. 13). Büro ortamlarında yaratılan belgelerin (veriler, büro ya da arşiv belgeleri) yönetimi de bilgi yönetiminin bir parçasıdır. Türkiye’de Bilgi Yönetimi Bu kesimde ülkemizde “bilgi yönetimi” teriminden ne anlaşıldığına kısaca değinilmektedir. Ancak önce son yıllarda üniversite kütüphanecilik bölümlerinin geçirdiği değişiklikleri kısaca özetlemekte yarar vardır. Bilindiği gibi, yakın geçmişte üniversitelerin kütüphanecilik bölümleri yeniden yapılandırıldı. Ders programları gözden geçirildi. 1990’ların başında kütüphanecilik bölümü adı altında üç ayrı ana bilim dalı (kütüphanecilik, arşivcilik ve dokümantasyon-enformasyon) olarak örgütlenen bölümler, 2002 yılından itibaren “Bilgi ve Belge Yönetimi” adıyla yeniden tek çatı altında toplandı ve ana bilim dalları kaldırıldı. 1990’ların başında kütüphanecilik bölümlerinin ana bilim dalları olarak örgütlenmesi kanımızca gerçek bir ihtiyaçtan kaynaklanmamıştır. Bu yapılanmanın ardında, büyük ölçüde, bu şekilde hareket edildiği takdirde bazı sorunlara (örneğin, kadro sorunu) daha kolay çözüm bulunabileceği umudu yatmaktaydı. Bu açıdan bakıldığında, ana bilim dallarının adlandırılmasında da bazı ilginç hususlar göze çarpmaktadır. Her üç ana bilim dalının ortak bileşeni “bilgi” olmasına karşın, “nesne olarak bilginin” nasıl “paketlendiği” dikkate alınarak yapay bölümlemelere gidildiği görülmektedir. Ana bilim dalı olarak, büyük ölçüde kitap ve dergi olarak paketlenen bilgiler için “kütüphanecilik”, örgütlerce üretilen arşiv evrakı olarak paketlenen bilgiler için “arşivcilik”, kitap ve dergi kadar geleneksel olmayan belgeler (teknik raporlar, gri yayınlar, vs.) için ise “dokümantasyonenformasyon” terimleri tercih edilmiştir. “Dokümantasyon” ana bilim dalına diğer ana bilim dallarında olmayan “enformasyon” teriminin niçin eklendiği pek açık değildir. Benzeri bir biçimde, 2002 yılından itibaren bölümlerin “Bilgi ve Belge Yönetimi” adını almaları, yeni adlandırmada hem “bilgi” hem de “belge”ye vurgu yapılması da kanımızca tamamen tarihsel mirasla ilgilidir. “Belge” terimi eklenerek yeni adlandırılan bölümlerin arşivciliği dışlamadığı vurgulanmak istenmiştir.7 Bilgi yönetiminin incelendiği kesimde, kütüphanecilerin, arşivcilerin, dokümantalistlerin, kısacası bilgi profesyonellerinin ve bilgi yöneticilerinin en genel anlamıyla “belge” üzerine kayıtlı (nesne olarak bilgi) bilgilerin yönetiminde (seçme, sağlama, düzenleme, erişim, vs.) uzman olduklarına değinmiştik. Bu açıdan ele alındığında, ayrıntıları bir kenara bırakacak olursak, aslında “belge yönetimi” ile “bilgi yönetimi” terimlerinin aynı anlama geldiğini öne sürmek mümkündür.8 “Belge” ve “bilgi” konusundaki kavramsal karmaşanın “bilgi yönetimi” terimi konusunda da devam ettiğine tanık olmaktayız. Bazı yazarlar bilgi terimini hem “information” hem de “knowledge” karşılığı olarak kullanmaktadırlar (örneğin, Uçak, 1999, s. 146; Şan, 2003). Bazıları ise bilgi terimini “knowledge”, “enformasyon” terimini “information” karşılığı olarak kullanmakta, ve dolayısıyla “bilgi yönetimi” terimini “KM”, “enformasyon yönetimi” terimini de “IM” karşılığı olarak kullanmayı yeğlemektedirler.
