Döküman ; insanların yapmış oldukları faaliyetlerden elde ettikleri bilgileri kapsamına alan her bir belgedir.
Dökümanların bilimsel kurallara uygun olarak toplanması, organize edilmesi, saklanması ve gerekli olduğu zaman tekrar hizmete sunulması ile ilgili işlemlerin hepsine birden dökümantasyon denir.
Dokümantasyon birçok faaliyetten oluşan bir
süreçtir:
a. Hangi bilgilere ihtiyaç olduğunun tesbiti ve
elde edilmesinin yollarının bulunması;
b. Bulunan bilgilerin kaydedilmesi ve kayıtların
(belge denilen) uygun ortamlarda saklanması
ya da gerekli bilgileri içeren zaten hazır
belgelerin toplanması;
c. Erişimi kolaylaştırmak için belgelerin
düzenlenmesi; ve
d. Asıl olarak, belgelerin ihtiyaç duyanların
kullanımına sunulması.
Dokümantasyon bu sürecin belirli bir parçasını
da ifade edebilir. Öyleyse, dokümantasyon bilgi
kaydetme fiilini ya da belgelerin toplanması ve
düzenlenmesi fiilini ifade edebilir.
Dokümantasyonun yukarıda tartışılan iki
türü birçok konuda birbirlerinden farklılıklar
gösterebilir:
• Genel amaç
• İşlenen bilginin niteliği
• Yararlananlar
• Görevin niteliği
• Belgeleri yazanlar
• Toplanan bilginin değerlendirilmesi
Dokümantasyonu önemli kılan bir dizi neden
mevcuttur. İlk olarak, olaylar olur ve zaman içinde
sona erer. Ya da başka bir yerde gerçekleşen
ancak bilgilenmekte fayda olan olaylar olabilir.
Ayrıca, insanlar olaylar konusunda farklı
algılamalara ya da yorumlara sahip olabilir. Bu
olaylarla ilgili dokümantasyon olmazsa onlarla
ilgili bilgi sonsuza kadar yok olacak ve bu bilgiden
sağlanacak yarar da kaybedilmiş olacaktır.
Diğer bir deyişle, dokümantasyon, gelecekteki
bir ihtiyacı karşılaması anlamında, ileriye dönük
bir faaliyettir. Bir bilgiye ihtiyaç duyan insanlara
başvurabilecekleri belgeler gerekir.
